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एक्सेल लुकअप (VLOOKUP, HLOOKUP & XLOOKUP) | SSC, UPSSSC के लिए नोट्स + PYQs

byPurushottam •
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Chart showing difference between VLOOKUP HLOOKUP and XLOOKUP in Excel for competitive exams notes in Hindi.

नमस्ते भावी अधिकारियों! (Hello Future Officers!) 👋

स्वागत है आपका RojgarBytes पर—जहाँ हम कंप्यूटर ज्ञान को रटाते नहीं, बल्कि आपको परीक्षा के लिए तैयार करते हैं। आज का विषय न केवल MS Excel सीखने वालों के लिए, बल्कि विशेष रूप से SSC CGL, RRB NTPC, UPSC, UPSSSC और Banking Exams की तैयारी करने वाले छात्रों के लिए "गेम-चेंजर" साबित होने वाला है। हम बात कर रहे हैं एक्सेल के सबसे पावरफुल टूल्स: लुकअप फंक्शन्स (Lookup Functions - VLOOKUP, HLOOKUP, XLOOKUP) की।

दोस्तों, कड़वा सच यह है कि आज के दौर में आयोग (Commission) केवल "किताबी कीड़ा" नहीं ढूँढ रहा। चाहे वह SSC CGL का CPT (Computer Proficiency Test) हो, RRB NTPC का स्किल टेस्ट हो, या UPSSSC और RO/ARO की कंप्यूटर दक्षता परीक्षा—सिर्फ लिखित परीक्षा पास करना काफी नहीं है। हज़ारों छात्र हर साल मेन्स (Mains) में अच्छे नंबर लाने के बावजूद केवल इसलिए बाहर हो जाते हैं क्योंकि वे एक्सेल के व्यवहारिक (Practical) और तकनीकी प्रश्नों में अटक जाते हैं। क्या आप भी उस भीड़ का हिस्सा बनना चाहेंगे? बिल्कुल नहीं!

घबराइए नहीं! यह आर्टिकल सामान्य ऑफिस वर्क से लेकर कठिनतम Competitive Exams तक की आपकी सभी ज़रूरतों का वन-स्टॉप सॉल्यूशन (One-Stop Solution) है। हमने इस गाइड को एक Computer Subject Matter Expert और एक Examiner दोनों के नज़रिए से लिखा है। चाहे आपको ऑफिस में घंटों का काम मिनटों में निपटाना हो, या परीक्षा में यह बताना हो कि "#N/A एरर क्यों आता है?"—इस आर्टिकल के बाद आपको कोई और किताब खोलने की ज़रूरत नहीं पड़ेगी।

इस व्यापक गाइड (Comprehensive Guide) में आप क्या सीखेंगे?

  • बेसिक से एडवांस: VLOOKUP, HLOOKUP, और आधुनिक XLOOKUP की पूरी कार्यप्रणाली।
  • VLOOKUP vs INDEX/MATCH: वह अंतर जो अक्सर UPSC और स्टेट PCS में पूछा जाता है।
  • परीक्षा का पैटर्न: एरर कोड्स (Error Codes), वाइल्डकार्ड्स (Wildcards) और ट्रिकी नियम।
  • RojgarBytes स्पेशल: विगत वर्षों के प्रश्न (PYQs) और सत्य/असत्य (True/False) कथन जो आपके कॉन्सेप्ट्स को लोहे जैसा मज़बूत कर देंगे।

तो चलिए, अपनी तैयारी को एक नया आयाम देते हैं और Excel Lookup को अपनी कमज़ोरी नहीं, बल्कि अपनी ताकत बनाते हैं! 🎯

एक्सेल में लुकअप क्या है? (Lookup in Excel)

Lookup का मतलब होता है किसी वैल्यू (Value) को ढूंढना। जब हमें किसी की सूची, तालिका या रेंज में से किसी वैल्यू के आधार पर दूसरी वैल्यू निकालनी हो, तो हम लुकअप (Lookup) का उपयोग करते हैं।

सरल भाषा में कहें तो, लुकअप एक्सेल का एक ऐसा फंक्शन (Function) या टूल है जो आपको किसी बड़ी टेबल (Table) या रेंज (Range) में से किसी खास वैल्यू (Value) को ढूंढने में मदद करता है। जब यह उस वैल्यू को ढूंढ लेता है, तो आप उस वैल्यू से संबंधित दूसरी जानकारी निकाल सकते हैं।

इसे ऐसे समझिए, जैसे आपके पास स्कूल के बच्चों की एक लिस्ट है जिसमें उनका रोल नंबर (Roll Number), नाम (Name) और नंबर (Marks) लिखे हैं। अगर आपको किसी बच्चे के नंबर (Marks) जानने हैं, तो आप पूरी लिस्ट देखने की बजाय लुकअप फंक्शन का इस्तेमाल करके रोल नंबर से सीधा नंबर (Marks) ढूंढ सकते हैं।

लुकअप का मुख्य मकसद है डेटा को जल्दी और सही तरीके से ढूंढना और निकालना, जिससे आपका समय बचता है और गलतियों की संभावना कम हो जाती है।

एक्सेल में लुकअप कितने प्रकार के होते हैं? (Types of Lookups in Excel)

Illustration showing the difference between Vertical (VLOOKUP) and Horizontal (HLOOKUP) search directions in Excel for competitive exams.

एक्सेल में मुख्य रूप से डेटा ढूंढने के लिए कई तरीके और फंक्शन हैं। इनमें से कुछ सबसे ज़्यादा इस्तेमाल होने वाले और महत्वपूर्ण हैं:

  1. VLOOKUP (वर्टिकल लुकअप - Vertical Lookup)
  2. HLOOKUP (हॉरिजॉन्टल लुकअप - Horizontal Lookup)
  3. XLOOKUP (एक्स लुकअप) - यह नया और ज़्यादा एडवांस (Advanced) है।
  4. INDEX/MATCH (इंडेक्स/मैच) - यह भी एक बहुत पावरफुल (Powerful) कॉम्बिनेशन है।

आइए, इन सभी के बारे में विस्तार से जानते हैं।

VLOOKUP क्या है? (What is Vertical Lookup?)

VLOOKUP का मतलब है Vertical Lookup. यह तब इस्तेमाल होता है जब आपका डेटा टेबल में कॉलम (Column) के रूप में व्यवस्थित हो (ऊपर से नीचे - Top to Bottom)। यह किसी वैल्यू को सबसे बाएं कॉलम (Leftmost Column) में ढूंढता है और फिर उसी रो (Row) में से, आपके बताए हुए कॉलम से वैल्यू वापस करता है।

सिंटैक्स (Syntax/Formula):

=VLOOKUP(lookup_value, table_array, col_index_num, [range_lookup])

  1. lookup_value: वह वैल्यू जिसे आप ढूंढना चाहते हैं।
  2. table_array: वह रेंज (Range) या टेबल जिसमें आपको डेटा ढूंढना है।
  3. col_index_num: टेबल_एरे में कॉलम नंबर, जहां से आपको रिजल्ट (Result) चाहिए। (सबसे बाएं कॉलम का नंबर 1 होता है)।
  4. [range_lookup]: यह वैकल्पिक (Optional) है। TRUE या 1 लगभग मिलान (Approximate Match) के लिए, FALSE या 0 सटीक मिलान (Exact Match) के लिए। ज़्यादातर हम सटीक मिलान (FALSE या 0) का ही इस्तेमाल करते हैं।

फीचर्स (Features):

  • यह हमेशा टेबल के सबसे बाएं कॉलम (Left Column) में वैल्यू ढूंढता है।
  • यह केवल lookup_value के दाएं (Right) तरफ के कॉलम से वैल्यू वापस (return) कर सकता है।
  • सटीक (Exact) या लगभग मिलान (approximate match) दोनों की सुविधा देता है।

फायदे (Advantages):

  • वर्टिकल डेटा (Vertical Data) के लिए सबसे ज़्यादा इस्तेमाल होने वाला फंक्शन है।
  • सीखने और इस्तेमाल करने में अपेक्षाकृत आसान है।

उपयोग (Uses):

  • स्टूडेंट आईडी (Student ID) से उनके नंबर या नाम ढूंढना।
  • प्रोडक्ट कोड (Product Code) से उसकी कीमत ढूंढना।
  • कर्मचारी आईडी (Employee ID) से उसकी सैलरी (Salary) या डिपार्टमेंट (Department) ढूंढना।

कमी (Drawback):

  • यह केवल lookup_value के दाएं तरफ ही ढूंढ सकता है। अगर आपको बाएं तरफ के कॉलम से डेटा चाहिए तो यह सीधा काम नहीं करता।

HLOOKUP क्या है? (What is Horizontal Lookup?)

HLOOKUP का मतलब है Horizontal Lookup. यह तब इस्तेमाल होता है जब आपका डेटा टेबल में रो (Row) के रूप में व्यवस्थित हो (बाएं से दाएं - Left to Right)। यह किसी वैल्यू को सबसे ऊपर की रो (Topmost Row) में ढूंढता है और फिर उसी कॉलम में से, आपके बताए हुए रो से वैल्यू वापस (Return) करता है।

सिंटैक्स (Syntax):

=HLOOKUP(lookup_value, table_array, row_index_num, [range_lookup])

  1. lookup_value: वह वैल्यू जिसे आप ढूंढना चाहते हैं।
  2. table_array: वह रेंज या टेबल जिसमें आपको डेटा ढूंढना है।
  3. row_index_num: टेबल_एरे में रो नंबर, जहां से आपको रिजल्ट चाहिए। (सबसे ऊपर की रो का नंबर 1 होता है)।
  4. [range_lookup]: TRUE या 1 लगभग मिलान के लिए, FALSE या 0 सटीक मिलान के लिए।

फीचर्स (Features):

  • यह हमेशा टेबल की सबसे ऊपर की रो (Topmost Row) में वैल्यू ढूंढता है।
  • यह केवल lookup_value के नीचे (Below) की रो से वैल्यू वापस कर सकता है।
  • सटीक (Exact) या लगभग मिलान (approximate match) दोनों की सुविधा देता है।

फायदे (Advantages):

  • जब डेटा रो (Row) में व्यवस्थित हो अर्थात यह हॉरिजॉन्टल डेटा (Horizontal Dara) के लिए उपयोगी है (हालांकि यह VLOOKUP जितना आम नहीं है)।

उपयोग (Uses):

  • अगर आपके महीने (Months) रो में लिखे हैं और आपको किसी खास महीने की सेल (Sale) ढूंढनी है।
  • अगर सब्जेक्ट्स (Subjects) रो (Row) में लिखे हैं और आपको किसी खास सब्जेक्ट (Subjects) के नंबर (Marks) ढूंढने हैं।

XLOOKUP क्या है? (What isXLOOKUP?)- Advanced Lookup

XLOOKUP एक्सेल का एक नया और बहुत ही पावरफुल फंक्शन है जो VLOOKUP, LOOKUP और LOOKUP सब की जगह ले सकता है और उनसे ज़्यादा फ्लेक्सिबल (Flexible) है। यह Excel 2019 और Microsoft 365 के नए वर्जन (Version) में उपलब्ध है।

Concept art comparing VLOOKUP as an old robot, INDEX/MATCH as a modern robot, and XLOOKUP as a futuristic superhero, showing advanced features.

सिंटैक्स (Syntax):

=XLOOKUP(lookup_value, lookup_array, return_array, [if_not_found], [match_mode], [search_mode])

  1. lookup_value: वह वैल्यू जिसे आप ढूंढना चाहते हैं।
  2. lookup_array: वह कॉलम या रो जहाँ lookup_value मौजूद है।
  3. return_array: वह कॉलम या रो जहाँ से आपको रिजल्ट चाहिए।
  4. [if_not_found]: (वैकल्पिक) अगर lookup_value न मिले तो क्या दिखाना है।
  5. [match_mode]: (वैकल्पिक) 0 सटीक मिलान (डिफ़ॉल्ट), -1 या 1 लगभग मिलान, 2 वाइल्डकार्ड (Wildcard) मिलान।
  6. [search_mode]: (वैकल्पिक) 1 पहले से आखिरी (डिफ़ॉल्ट), -1 आखिरी से पहले, 2 और -2 बाइनरी सर्च (Binary Search)।

फीचर्स (Features):

  • यह lookup_value के बाएं या दाएं (Left or Right), और ऊपर या नीचे (Up or Down) कहीं भी ढूंढ सकता है।
  • lookup_array और return_array अलग-अलग रेंज हो सकते हैं। lookup_value वाला कॉलम या रो पहले होने की कोई शर्त नहीं है।
  • डिफ़ॉल्ट रूप से सटीक मिलान (Exact Match) करता है, जो ज़्यादातर इस्तेमाल होता है।
  • न मिलने पर एरर (Error) को सीधे हैंडल कर सकता है (if_not_found)।
  • सर्च करने के अलग-अलग तरीके (जैसे रिवर्स सर्च - Reverse Search) प्रदान करता है।

फायदे (Advantages):

  • VLOOKUP और HLOOKUP से ज़्यादा फ्लेक्सिबल (Flexible) और शक्तिशाली (Powerful)।
  • इस्तेमाल करने में आसान और समझने में सरल।
  • वामपंथी लुकअप (Leftward Lookup) आसानी से कर सकता है।
  • त्रुटियों को संभालने में बेहतर।

उपयोग (Uses):

  • लगभग सभी VLOOKUP और HLOOKUP के काम XLOOKUP से किए जा सकते हैं, और साथ ही वह काम भी जो VLOOKUP/HLOOKUP सीधे नहीं कर पाते। जैसे: प्रोडक्ट नाम से उसकी आईडी ढूंढना (अगर आईडी नाम के बाएं कॉलम में हो)।

INDEX/MATCH क्या है? (What is INDEX/MATCH?)

  • यह असल में दो अलग-अलग फंक्शन का कॉम्बिनेशन है: INDEX और MATCH.
  • MATCH फंक्शन किसी रेंज में एक स्पेसिफिक वैल्यू की स्थिति (Position) या रो/कॉलम नंबर बताता है।
  • INDEX फंक्शन एक दी गई रेंज में, एक खास रो और कॉलम नंबर पर मौजूद वैल्यू को वापस करता है।
  • इन दोनों को मिलाकर, आप किसी वैल्यू की स्थिति जानने के लिए MATCH का इस्तेमाल करते हैं और फिर उस स्थिति पर मौजूद दूसरी जानकारी पाने के लिए INDEX का इस्तेमाल करते हैं।

सिंटैक्स (Syntax):

=INDEX(return_array, MATCH(lookup_value, lookup_array, [match_type]))

  1. return_array: वह रेंज जहाँ से आपको फाइनल रिजल्ट चाहिए।
  2. lookup_value: वह वैल्यू जिसे आप ढूंढना चाहते हैं।
  3. lookup_array: वह रेंज जहाँ lookup_value मौजूद है।
  4. [match_type]: (वैकल्पिक) 0 सटीक मिलान (Exact Match), 1 या -1 लगभग मिलान। ज़्यादातर हम सटीक मिलान (0) का इस्तेमाल करते हैं।

फीचर्स (Features):

  • VLOOKUP की तरह लुकअप कॉलम पहले होने की कोई शर्त नहीं है। यह बाएं या दाएं कहीं भी ढूंढ सकता है।
  • यह VLOOKUP से ज़्यादा फ्लेक्सिबल है क्योंकि lookup_array और return_array अलग-अलग रेंज हो सकते हैं।

फायदे (Advantages):

  • VLOOKUP की वामपंथी लुकअप की सीमा को दूर करता है।
  • बड़ी डेटासेट के लिए अक्सर VLOOKUP से ज़्यादा कुशल (Efficient) होता है।
  • एक्सेल के सभी पुराने वर्जन में उपलब्ध है (XLOOKUP के विपरीत)।

उपयोग (Uses):

  • VLOOKUP वाले सभी काम (बाएं या दाएं लुकअप सहित)।
  • ज़्यादा जटिल लुकअप सिनेरियो (Complex Lookup Scenarios) जहाँ VLOOKUP काम नहीं करता।

एक्सेल लुकअप: एडवांस कांसेप्ट और एरर कोड्स (Advanced Concepts & Error Codes)

प्रतियोगी परीक्षाओं में अब केवल साधारण परिभाषा नहीं पूछी जाती, बल्कि यह पूछा जाता है कि गड़बड़ कहाँ हुई? (Troubleshooting). आइए, इसे ठीक से समझते हैं।

महत्वपूर्ण त्रुटि कोड्स (Important Excel Error Codes)

जब लुकअप फार्मूला काम नहीं करता, तो एक्सेल कुछ विशेष कोड दिखाता है। एग्जाम में अक्सर इनका मिलान (Match the following) पूछा जाता है:

एरर कोड (Error Code) कारण (Reason) - क्यों आता है?
#N/A इसका अर्थ है Not Available। यह तब आता है जब एक्सेल को वह वैल्यू नहीं मिलती जिसे आप ढूंढ रहे हैं (Lookup Value not found)।
#REF! इसका अर्थ है Reference Error। यह तब आता है जब आप ऐसे कॉलम नंबर (Column Index) का हवाला देते हैं जो टेबल रेंज से बाहर है। (उदाहरण: टेबल में 4 कॉलम हैं और आपने कॉलम नंबर 5 मांग लिया)।
#VALUE! यह तब आता है जब डेटा टाइप (Data Type) में गड़बड़ हो, या फ़ॉर्मूले में तार्किक (Logical) गलती हो।
#NAME? जब आपने फ़ॉर्मूले की स्पेलिंग गलत लिखी हो (जैसे VLOKUP)।
Excel error cheat sheet explaining #N/A (missing data), #REF! (invalid reference), #VALUE! (wrong data type), and #NAME? (typo) for exam preparation.

वाइल्डकार्ड का प्रयोग (Wildcards in Lookup)

क्या हो अगर आपको पूरा नाम याद न हो? UPSC और UPSSSC जैसे एग्जाम्स के लिए यह कांसेप्ट बहुत महत्वपूर्ण है। VLOOKUP और HLOOKUP वाइल्डकार्ड (Wildcards) का समर्थन करते हैं।

  • तारांकित चिह्न (* Asterisk): यह कई वर्णों (Multiple Characters) की जगह लेता है।
    उदाहरण: यदि आप "Raj*" सर्च करेंगे, तो यह "Rajesh", "Raju", "Rajeev" आदि को ढूंढ लेगा।
  • प्रश्नवाचक चिह्न (? Question Mark): यह केवल एक वर्ण (Single Character) की जगह लेता है।
    उदाहरण: "H?t" सर्च करने पर यह "Hat", "Hot", "Hit" को ढूंढेगा।

सभी प्रकार के लुकअप में अंतर (Difference between all types of Lookups)

विशेषता (Feature) VLOOKUP HLOOKUP XLOOKUP INDEX/MATCH
डेटा की दिशा (Data Orientation) वर्टिकल (Vertical) (कॉलम) हॉरिजॉन्टल (Horizontal) (रो) वर्टिकल या हॉरिजॉन्टल दोनों वर्टिकल या हॉरिजॉन्टल दोनों
लुकअप कॉलम/रो की स्थिति (Lookup Column/Row Position) पहले कॉलम में होना ज़रूरी है। पहले रो में होना ज़रूरी है। किसी भी कॉलम या रो में हो सकता है। किसी भी कॉलम या रो में हो सकता है।
रिजल्ट कॉलम/रो की दिशा (Result Column/Row Direction) केवल दाएं (Right) तरफ। केवल नीचे (Below) की तरफ। बाएं या दाएं, ऊपर या नीचे कहीं भी। बाएं या दाएं, ऊपर या नीचे कहीं भी।
सटीक मिलान (Exact Match) डिफ़ॉल्ट नहीं (ज़रूरत पड़ने पर FALSE लगाना पड़ता है) नहीं (ज़रूरत पड़ने पर FALSE लगाना पड़ता है) हाँ (Default) हाँ (MATCH में 0 लगाना पड़ता है)
न मिलने पर एरर हैंडलिंग (Error Handling for Not Found) सीधे नहीं (ISNA/IFERROR के साथ इस्तेमाल करना पड़ता है) सीधे नहीं (ISNA/IFERROR के साथ इस्तेमाल करना पड़ता है) हाँ (if_not_found आर्ग्युमेंट) सीधे नहीं (ISNA/IFERROR के साथ इस्तेमाल करना पड़ता है)
फ्लेक्सिबिलिटी (Flexibility) कम बहुत कम बहुत ज़्यादा ज़्यादा
उपलब्धता (Availability) लगभग सभी एक्सेल वर्जन में उपलब्ध। लगभग सभी एक्सेल वर्जन में उपलब्ध। Excel 2019 और Microsoft 365 में उपलब्ध। लगभग सभी एक्सेल वर्जन में उपलब्ध।
सरलता (Simplicity) मध्यम मध्यम आसान (खासकर सटीक मिलान के लिए) थोड़ी जटिल (दो फंक्शन का कॉम्बिनेशन)

सही लुकअप कैसे चुनें? (How to Choose the Right Lookup?)

  1. अगर आपके पास Excel 2019 या Microsoft 365 है और आपको फ्लेक्सिबल और पावरफुल लुकअप चाहिए, तो XLOOKUP सबसे बढ़िया विकल्प है। यह ज़्यादातर मामलों में VLOOKUP और HLOOKUP की जगह ले सकता है।
  2. अगर आप एक्सेल का पुराना वर्जन इस्तेमाल कर रहे हैं और आपका डेटा वर्टिकल है और आप केवल lookup_value के दाएं तरफ ढूंढ रहे हैं, तो VLOOKUP एक अच्छा विकल्प है।
  3. अगर आपका डेटा हॉरिजॉन्टल है (जो कि कम होता है) और आप पुराना वर्जन इस्तेमाल कर रहे हैं, तो HLOOKUP का इस्तेमाल करें।
  4. अगर आप पुराना वर्जन इस्तेमाल कर रहे हैं और आपको VLOOKUP की सीमाओं (जैसे वामपंथी लुकअप) को पार करना है या ज़्यादा फ्लेक्सिबल लुकअप चाहिए, तो INDEX/MATCH एक बेहतरीन कॉम्बिनेशन है।

एक्सेल लुकअप पर आधारित सही/गलत कथन (True/False statements based on Excel Lookup)

परीक्षा हॉल में अक्सर स्टूडेंट्स छोटे-छोटे कन्फ्यूजन की वजह से निगेटिव मार्किंग (Negative Marking) का शिकार हो जाते हैं। आइए, इन महत्वपूर्ण तथ्यों को 'सत्य/असत्य' के माध्यम से पक्का करें।

कथन 1: VLOOKUP केस-संवेदनशील (Case-Sensitive) होता है। (यानी यह 'Apple' और 'apple' में अंतर करता है)।
उत्तर: असत्य (False) - VLOOKUP केस-संवेदनशील नहीं होता। यह छोटे और बड़े अक्षरों को समान मानता है।

कथन 2: यदि आप VLOOKUP या HLOOKUP में 'Approximate Match' (Range_lookup = TRUE या 1) का उपयोग कर रहे हैं, तो डेटा को सॉर्ट (Sort) करना अनिवार्य है।
उत्तर: सत्य (True) - सटीक परिणाम के लिए डेटा को आरोही क्रम (Ascending Order - A to Z) में होना ही चाहिए, अन्यथा VLOOKUP गलत जवाब देगा।

कथन 3: VLOOKUP का उपयोग करके हम अपने बाईं ओर (Left Side) स्थित डेटा को भी ढूंढ सकते हैं।
उत्तर: असत्य (False) - साधारण VLOOKUP केवल दाईं (Right) ओर देखता है। बाईं ओर देखने के लिए INDEX/MATCH या XLOOKUP चाहिए।

कथन 4: VLOOKUP फॉर्मूले में यदि Range_lookup को खाली छोड़ दिया जाए, तो वह 'Exact Match' (0) मानता है।
उत्तर: असत्य (False) - डिफ़ॉल्ट रूप से एक्सेल इसे 'Approximate Match' (1) मानता है। यही कारण है कि '0' या 'FALSE' लिखना जरूरी होता है।

कथन 5: यदि डेटा टेबल में डुप्लिकेट (Duplicate) वैल्यू हैं (जैसे दो बार 'Raju' लिखा है), तो VLOOKUP दोनों का डेटा दिखाएगा।
उत्तर: असत्य (False) - VLOOKUP केवल पहली बार मिलने वाली वैल्यू (First Match) का डेटा दिखाता है और वहीं रुक जाता है। यह दूसरी वैल्यू तक नहीं पहुँचता।

कथन 6: अगर हम VLOOKUP फॉर्मूला लगाने के बाद टेबल के बीच में एक नया कॉलम (Insert Column) जोड़ दें, तो फॉर्मूला हमेशा सही काम करेगा।
उत्तर: असत्य (False) - यह अक्सर गलत हो जाता है। क्योंकि VLOOKUP में हम कॉलम नंबर (जैसे 3) फिक्स कर देते हैं। नया कॉलम आने पर पुराना डेटा खिसक जाता है, लेकिन फॉर्मूला अभी भी तीसरे कॉलम को ही ढूंढेगा, जो अब गलत हो सकता है।

कथन 7: VLOOKUP एक नंबर (Number) और 'टेक्स्ट के रूप में स्टोर नंबर' (Number stored as Text) को एक ही मानता है।
उत्तर: असत्य (False) - एक्सेल डेटा प्रकार (Data Type) को लेकर बहुत सख्त है। नंबर 101 और टेक्स्ट "101" अलग-अलग हैं। अगर डेटा मैच नहीं हो रहा, तो अक्सर यही कारण होता है।

कथन 8: आप किसी दूसरी वर्कबुक (Workbook) या शीट (Sheet) से भी VLOOKUP के जरिए डेटा उठा सकते हैं, भले ही वह फाइल बंद हो।
उत्तर: सत्य (True) - VLOOKUP दूसरे बंद पड़े एक्सेल फाइल (Closed Workbook) से भी डेटा खींच सकता है (बशर्ते पूरा पाथ/Path सही हो)।

कथन 9: HLOOKUP डेटा को नीचे से ऊपर (Bottom to Top) भी ढूंढ सकता है।
उत्तर: असत्य (False) - VLOOKUP की तरह ही, HLOOKUP केवल एक दिशा में (ऊपर से नीचे) देखता है। यह नीचे वाली रो से ऊपर वाली रो का डेटा नहीं निकाल सकता।

कथन 10: वाइल्डकार्ड (Wildcards - * और ?) का उपयोग केवल तब किया जा सकता है जब हम 'Exact Match' (0 या FALSE) का उपयोग कर रहे हों।
उत्तर: सत्य (True) - वाइल्डकार्ड (Wildcards) 'Approximate Match' मोड में काम नहीं करते। इनका उपयोग करने के लिए आपको सटीक मिलान (Exact Match) मोड ही चुनना होगा।

🔥 परीक्षा विशेष: विगत वर्षों के 10 महत्वपूर्ण प्रश्न (Top 10 PYQs based on Excel Lookup)

नीचे दिए गए प्रश्न विभिन्न परीक्षाओं (SSC CGL, RRB NTPC, Banking, UPSSSC) के पैटर्न पर आधारित हैं। इन्हें हल करके अपनी तैयारी परखें।

Q1. एमएस एक्सेल (MS Excel) में, VLOOKUP फ़ंक्शन क्या करता है? (RRB NTPC)
(A) संबंधित रिकॉर्ड ढूँढता है
(B) शब्द गिनता है
(C) नंबर जोड़ता है
(D) चार्ट बनाता है
उत्तर: (A) संबंधित रिकॉर्ड ढूँढता है

Q2. VLOOKUP फ़ंक्शन में 'V' का क्या अर्थ है? (SSC CHSL)
(A) Value (वैल्यू)
(B) Vertical (वर्टिकल)
(C) Verify (वेरिफाई)
(D) Variable (वैरिएबल)
उत्तर: (B) Vertical (वर्टिकल) - यानी लंबवत।

Q3. यदि VLOOKUP फ़ंक्शन को कोई मान (Value) नहीं मिलता है, तो वह कौन सा त्रुटि कोड (Error Code) लौटाता है? (IBPS Clerk)
(A) #VALUE!
(B) #NAME?
(C) #N/A
(D) #REF!
उत्तर: (C) #N/A

Q4. निम्न में से कौन सा फ़ंक्शन VLOOKUP का एक उन्नत संस्करण (Advanced Version) है जो 365 वर्जन में आया है? (Delhi Police)
(A) DLOOKUP
(B) HLOOKUP
(C) XLOOKUP
(D) YLOOKUP
उत्तर: (C) XLOOKUP

Q5. क्षैतिज रूप (Horizontally) से व्यवस्थित डेटा को खोजने के लिए किस फ़ंक्शन का उपयोग किया जाता है? (UPSSSC Computer Op.)
(A) VLOOKUP
(B) HLOOKUP
(C) SEARCH
(D) FIND
उत्तर: (B) HLOOKUP

Q6. VLOOKUP सिंटैक्स में 'col_index_num' क्या दर्शाता है? (SSC CGL Mains)
(A) वह कॉलम जहाँ वैल्यू ढूंढनी है
(B) वह कॉलम संख्या जहाँ से मान वापस (Return) करना है
(C) कुल कॉलम की संख्या
(D) इनमें से कोई नहीं
उत्तर: (B) वह कॉलम संख्या जहाँ से मान वापस (Return) करना है

Q7. क्या VLOOKUP वाइल्डकार्ड वर्णों (जैसे * और ?) का समर्थन करता है? (RO/ARO Exam)
(A) हाँ
(B) नहीं
(C) केवल संख्याओं के लिए
(D) केवल एक्सेल 2003 में
उत्तर: (A) हाँ

Q8. =VLOOKUP(105, A1:D10, 5, 0) इस फॉर्मूले में क्या त्रुटि (Error) आएगी? (Logic Based)
(A) #N/A
(B) #REF!
(C) #VALUE!
(D) कोई त्रुटि नहीं
उत्तर: (B) #REF! (क्योंकि रेंज A से D तक केवल 4 कॉलम हैं, और 5वां कॉलम मांगा गया है।)

Q9. डिफ़ॉल्ट रूप से (By Default), VLOOKUP कैसा मिलान (Match) करता है? (Banking PO)
(A) सटीक मिलान (Exact Match)
(B) लगभग मिलान (Approximate Match)
(C) दोनों
(D) इनमें से कोई नहीं
उत्तर: (B) लगभग मिलान (Approximate Match)

Q10. INDEX और MATCH फ़ंक्शन का संयोजन (Combination) VLOOKUP से बेहतर क्यों माना जाता है? (UPSC CSAT/Tech)
(A) यह तेज है
(B) यह लेफ्ट (Left) लुकअप कर सकता है
(C) कॉलम जोड़ने/हटाने पर यह टूटता नहीं है
(D) उपर्युक्त सभी
उत्तर: (D) उपर्युक्त सभी

Q11. VLOOKUP फ़ंक्शन में, यदि 'range_lookup' तर्क (argument) छोड़ दिया जाता है, तो डिफ़ॉल्ट मान क्या होगा?
(A) 0 (Exact Match)
(B) 1 (Approximate Match)
(C) Error
(D) Null
उत्तर: (B) 1 (Approximate Match)

Q12. यदि आपका डेटा क्षैतिज रूप (Horizontally) से व्यवस्थित है, तो आप किस फ़ंक्शन का उपयोग करेंगे?
(A) VLOOKUP
(B) DLOOKUP
(C) HLOOKUP
(D) XLOOKUP
उत्तर: (C) HLOOKUP (नोट: XLOOKUP भी कर सकता है, लेकिन पारंपरिक उत्तर HLOOKUP है)

Q13. निम्न में से कौन सा फ़ंक्शन "Left Lookups" (बाएं तरफ ढूंढना) सीधे नहीं कर सकता?
(A) INDEX/MATCH
(B) XLOOKUP
(C) VLOOKUP
(D) उपर्युक्त सभी
उत्तर: (C) VLOOKUP

निष्कर्ष (Conclusion) – अब आपकी बारी है!

दोस्तों, अब तक जो Excel Lookup आपके लिए डेटा का एक उलझा हुआ जाल या परीक्षा का डर बना हुआ था, मुझे पूरा विश्वास है कि इस आर्टिकल को पढ़ने के बाद वह अब आपकी 'उंगलियों का खेल' बन चुका है। हमने शुरुआत एक समस्या से की थी—डेटा को ढूँढने की चुनौती—और अब हम समाधान पर खड़े हैं, जहाँ आपके पास न केवल फॉर्मूले का ज्ञान है, बल्कि परीक्षा में आने वाले ट्रिकी सवालों का जवाब भी है।

आज हमने क्या हासिल किया? (Key Takeaways):

  • सही अस्त्र का चयन: हमने सीखा कि कब VLOOKUP, HLOOKUP का उपयोग करना है और कब आधुनिक XLOOKUP या INDEX/MATCH के ब्रह्मास्त्र को चलाना है।
  • परीक्षा की दृष्टि (Examiner's Eye): हमने एरर कोड्स (#N/A, #REF!) और वाइल्डकार्ड्स (*, ?) जैसे उन छुपे हुए नियमों को समझा जो अक्सर मेरिट लिस्ट (Merit List) तय करते हैं।
  • भ्रम निवारण: सत्य/असत्य (True/False) सेक्शन के जरिए हमने उन सामान्य गलतियों को सुधारा जो अक्सर निगेटिव मार्किंग का कारण बनती हैं।
Hand-drawn mind map of Excel Lookup Family including VLOOKUP, HLOOKUP, XLOOKUP, and INDEX/MATCH with icons for UPSC, SSC, and Banking exams.

चाहे आप SSC CGL Computer Proficiency Test (CPT) की तैयारी कर रहे हों, बैंकिंग एग्जाम की, या फिर अपने ऑफिस में प्रोडक्टिविटी बढ़ाना चाहते हों, एक्सेल लुकअप फंक्शन्स (Excel Lookup Functions) पर आपकी यह पकड़ आपको भीड़ से अलग खड़ा करती है। याद रखें, कंप्यूटर में रटने से नहीं, समझने और अभ्यास (Practice) करने से ही सफलता मिलती है।

📢 आपका अगला कदम (Action Plan):

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अक्सर पूछे जाने वाले प्रश्न (FAQs)

Excel में VLOOKUP और XLOOKUP के बीच मुख्य अंतर क्या है? (What is the main difference between VLOOKUP and XLOOKUP?)▼

सबसे बड़ा अंतर दिशा (Direction) का है। VLOOKUP केवल अपनी दाईं ओर (Right Side) का डेटा ढूँढ सकता है, जबकि XLOOKUP बाएं और दाएं (Left and Right) दोनों तरफ देख सकता है। इसके अलावा, XLOOKUP डिफ़ॉल्ट रूप से सटीक मिलान (Exact Match) करता है, जबकि VLOOKUP के लिए आपको '0' या 'FALSE' सेट करना पड़ता है।

VLOOKUP का उपयोग करते समय #N/A एरर क्यों आता है? (Why does #N/A error occur while using VLOOKUP?)▼

#N/A एरर का मतलब है 'Not Available'। यह तब आता है जब एक्सेल उस वैल्यू (Lookup Value) को नहीं ढूँढ पाता जिसे आप खोज रहे हैं। इसके अन्य कारण हो सकते हैं: डेटा में अतिरिक्त स्पेस (Extra Spaces) होना, स्पेलिंग मिस्टेक, या डेटा टाइप (Data Type) का अलग होना (जैसे एक जगह नंबर टेक्स्ट के रूप में हो)।

क्या VLOOKUP बाईं तरफ (Left Side) का डेटा ढूंढ सकता है? (Can VLOOKUP look to the left?)▼

नहीं, साधारण VLOOKUP फ़ंक्शन बाईं तरफ (Left Lookups) नहीं देख सकता। यह इसकी सबसे बड़ी कमी है। बाईं तरफ का डेटा ढूँढने के लिए आपको INDEX और MATCH के कॉम्बिनेशन का या नए XLOOKUP फ़ंक्शन का उपयोग करना होगा।

मेरे Excel में XLOOKUP फ़ंक्शन क्यों नहीं दिख रहा है? (Why is XLOOKUP not showing in my Excel?)▼

XLOOKUP केवल Excel 2019 या Microsoft 365 (Office 365) के सब्सक्रिप्शन वाले वर्जन्स में उपलब्ध है। यदि आप Excel 2010, 2013 या 2016 (पुराने संस्करण) का उपयोग कर रहे हैं, तो आपको यह फ़ंक्शन नहीं मिलेगा। आपको INDEX/MATCH का उपयोग करना चाहिए।

VLOOKUP में True और False (0 और 1) का क्या मतलब होता है? (What is the meaning of True/False in VLOOKUP?)▼

ये 'Range_lookup' आर्ग्युमेंट हैं। FALSE (या 0) का मतलब है 'सटीक मिलान' (Exact Match) - यानी बिल्कुल वही वैल्यू चाहिए। TRUE (या 1) का मतलब है 'लगभग मिलान' (Approximate Match) - इसका उपयोग अक्सर टैक्स स्लैब या ग्रेडिंग सिस्टम के लिए किया जाता है जहाँ डेटा सॉर्ट (Sort) होना जरूरी है।

क्या VLOOKUP डुप्लिकेट वैल्यू को हैंडल कर सकता है? (Does VLOOKUP handle duplicate values?)▼

पूरी तरह नहीं। यदि आपके डेटा में एक ही नाम या आईडी दो बार (Duplicate) है, तो VLOOKUP केवल पहली वाली वैल्यू को ढूंढेगा और उसका रिजल्ट दिखा देगा। वह दूसरी या तीसरी वैल्यू तक नहीं पहुँचता। सभी डुप्लिकेट्स को निकालने के लिए आपको एडवांस फिल्टर्स या Pivot Table का उपयोग करना चाहिए।

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